WELCOME

Selamat datang di blog ini. Temukan pertualangan anda di blog ini. Terima kasih atas kunjungannya,
Good Luck.............!!!!!!!!!!!!!!!!!

Kamis, 26 November 2009

Pengawasan Melekat

A. Prinsip-Prinsip Pengawasan Melekat

Prinsip-prinsip pengawasan melekat meliputi:

1. Pengawasan melekat pada dasarnya dilakukan secara berjenjang, namun demikian setiap pimpinan pada saat-saat tertentu dapat melakukan pengawasan melekat pada setiap jenjang yang di bawahnya.

2. Pengawasan melekat harus dilaksanakan oleh setiap pimpinan secara sadar dan wajar sebagai salah satu fungsi menejemen yang penting dan tidak terpisahkan dari perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan.

3. Pengawasan melekat lebih diarahkan pada pencegahan terhadap penyimpangan. Oleh karena itu, perlu adanya petunjuk yang jelas yang dapat mencegah terjadinya penyimpangan.

Dalam pelaksanaan fungsi menejemen perlu dilakukan pengawasan melekat untuk menjamin agar tujuan dapat dicapai secara efisien dan efektif. Berbagai kegiatan pelaksanaan memerlukan pula pengawasan dalam rangka penyempurnaan perencanaan pengorganisasian dan pelaksanaan itu sendiri. Lebih dari itu, halnya pengawasan juga dipergunakan untuk menyempurnakan system pengawasan.

4. Pengawasan melekat harus bersifat membina. Oleh karena itu, kriteria adanya penyimpangan harus di dasarkan pada kriteria yang jelas dan penyimpangan tersebut harus dideteksi secara dini. Tindak lanjut terhadap temuan-temuan dalam pengawasan melekat harus:

a. Dilakukan secara tetap dan tertib.

b. Didasarkan pada penilaian yang objektif melalui analisisi yang cermat sesuai dengan kebijaksanaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku termasuk tindak lanjut yang berupa penghargaan bagi bawahan yang berprestasi.

B. Program dan Langkah-Langkah Pelaksanaan Pengawasan Melekat

1. Penyusunan Rencana

Setiap pimpinan unit kerja di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan diwajibkan menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat tiap tahun yang meliputi 3 aspek yaitu sarana pengawasan melekat, manusia dan budaya serta tugas unit kerja.

2. Pelaksanaan

Setiap unit kerja di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan diwajibkan memantau pelaksanaan kegiatan pengawasan yang meliputi:

a. Sarana dan sistem kerjanya.

b. Kegiatan substansif dalam rangka pelaksanaan tugas pokok unit kerja di lingkungan Departemen.

Pemantauan dapat dilakukan secara formal maupun informal. Pemantauan formal dilakukan secara berkala dengan interval waktu tertentu disesuaikan dengan sifat dan jenis tugas pokoknya, pemantauan formal dengan menggunakan formulir tertentu.

Pemantauan informal dilakukan secara terus-menerus melalui komunikasi terbuka antara atasan dan bawahan. Pelaksanaan kegiatan pengawasan melekat hendaknya tidak ditekankan pada aspek ketidakpercayaan kepada bawahan, tetapi hendaknya diarahkan pada usaha membimbing dan memberi motivasi kepada bawahan.

Cara penilaian pegawasan melekat meliputi:

a. Ketepatan sarana dan sistem kerja yang digunakan dalam rangka mencapai unit kerja.

b. Ketepatan pelaksanaan dengan rencana dan kebijaksanaan yang telah ditentukan.

c. Ketepatan hasil sesuai dengan yang direncanakan.

Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam menilai adalah:

a. Mengumpulkan data yang berkaitan dengan :

1) Sistem dan sarana kerja.

2) Pelaksanaan tugas unit kerja yang dinilai.

b. Menganalisis penggunaan sarana dan sistem kerja.

c. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan rencana.

d. Menganalisis gejala dan penyebab terjadinya penyimpangan untuk selanjutnya melakukan langkah-langkah tindak lanjut.

3. Tindak Lanjut

a. Jenis tindak lanjut.

Tindak lanjut terhadap hasil pengawasan melekat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu berupa:

1) Tindakan administratif di bidang kepegawaian, termasuk penerapan hukuman disiplin.

2) Tindakan tuntutan/gugatan perdata, antara lain tuntutan ganti rugi/penyetoran kembali, tuntutan perbendaharaan dan tuntutan perdata berupa pengenaan denda, ganti rugi dll.

3) Tindakan pengaduan tindak pidana dengan menyerahkan perkaranya kepada instansi yang berwenang.

4) Tindakan penyempurnaan aparatur pemerintah di bidang kelembagaan, kepegawaian dan ketatalaksanaan.

5) Tindakan peningkatan dayaguna dan hasilguna terhadap fungsi pengendalian maupun pemanfaatan berbagai sumber daya yang ada agar dapat terselenggara dengan sebaik-baiknya dan tercapai hasil kerja yang optimal.

6) Tindakan pemberian pengharagaan kepada mereka yang memiliki prestasi yang dinilai patut mendapat penghargaan.

b. Pelaksanaan

1) Tindak lanjut hasil pengawasan melekat harus secepat mungkin dilaksanakan setelah diyakini adanya penyimpangan dan diperoleh cara mengatasinya, atau prestasi yang dinilai patut mendapat penghargaan.

2) Pelaksanaan tindak lanjut merupakan kewenangan atasan bersangkutan kecuali apabila tindak lanjut tersebut di luar batas kewenangan.

3) Dalam hal tindak lanjut hasil pengawasan melekat bukan menjadi wewenang atasan yanng bersangkutan, maka atasan tersebut wajib melaporkan kepada atasannya atau kepada pejabat yang berwenang melaksanakan tindak lanjut.

4) Laporan tersebut pada butir 3 diatas disertai saran/rekomendasi pelaksanaan tindak lanjut.

5) Tindak lanjut harus dipantau dan dievaluasi pelaksanaannya guna memperoleh keyakinan bahwa tindakan-tindakan dalam tindak lanjut tersebut mencapai sasaaran yang tepat.

4. Pelaporan

Setiap unit kerja di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan wajib menyusun laporan Program Peningkatan Pelaksanaan Pengawasan Melekat (P3 Waskat) dan pelaksanaan tindak lanjut.

a. Materi laporan berupa kegiatan-kegiatan yang memenuhi salah satu atau lebih dari kriteria dibawah ini:

1) Berkaitan dengan pelayanan umum.

2) Berkaitan dengan kepegawaian, keuangan dan materil.

3) Prioritas unit kerja/instansi.

4) Kegiatan yang dipandang oleh pimpinan unit kerja sifatnya rawan terhadap penyimpangan-penyimpangan atau penyelewengan-penyelewengan.

b. Penyusunan Laporan

1) Program Peningkatan Pelaksanaan Pengawasan Melekat (P3 Waskat) meliputi:

a) Kegiatan yang terdiri dari 3 aspek yaitu sarana pengawasan melekat, manusia dan budaya serta tugas unit kerja.

b) Program kerja pelaksanaan kegiatan di atas.

c) Waktu pelaksanaan kegiatan.

d) Hasil yang diharapkan dari pelaksanaan kegiatan.

e) Tolak ukur dari keberhasilan peaksanaan kegiatan.

2) Pelaksanaan tindak lanjut pengawasan melekat.

a) Menginvestrisasi penyimpangan dan prestasi kerja pegawai yang perlu diberikan penghargaan.

b) Menyebutkan unit kerja dimana terjadinya penyimpangan atau prestasi kerja pegawai.

c) Menguraikan peristiwa penyimpangan atau prestasi kerja pegawai.

d) Menyebutkan nama pelaku penyimpangan atau prestasi kerja pegawai.

e) Menyebutkan jenis tindak lanjut terhadap penyimpangan atau prestasi kerja pegawai.

c. Waktu Penyampaian Laporan

1) Pimpinan Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten/Kotamadya menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut berdasarkan masukan dari unit kerja di lingkungannya, kemudian melaporkannya kepada Kepala Kantor Wilayah.

a) Program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat (P3 Waskat) pada awal bulan April tahun berjalan.

b) Pelaksanaan tindak lanjut pada bulan Desember tahun berjalan.

2) Pimpinan Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang dikoordinasikan oleh Kantor Wilayah, menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut, kemudian melaporkannya kepada Kepala Kantor Wilayah.

a) Program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat (P3 Waskat) pada awal bulan April tahun berjalan.

b) Pelaksanaan tindak lanjut pada bulan Desember tahun berjalan.

3) Pimpinan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Unit Utama menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut unit kerjanya, kemudian melaporkan kepada pimpinan unit utama yang terkait.

a) Program Peningkatan Pelaksanaan Pengawasan Melekat (P3 Waskat) pada awal bulan April tahun berjalan.

b) Pelaksanaan tindak lanjut pada bulan Desember tahun berjalan.

4) Pimpinan pusat-pusat menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut unit kerjanya, kemudian melaporkannya kepada pimpinan unit utama pembinanya.

a) Program Peningkatan Pelaksanaan Pengawasan Melekat (P3 Waskat) pada awal bulan April tahun berjalan.

b) Pelaksanaan tindak lanjut pada bulan Desember tahun berjalan.

5) Pimpinan Sekolah Tinggi /Akademi/Politeknik dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut unit kerjanya, kemudian melaporkannya kepada Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi dengan tembusan kepada Sekretaris Jenderal dalam hal ini Kepala Biro Organisasi.

a) Program Peningkatan Pelaksanaan Pengawasan Melekat (P3 Waskat) pada awal bulan September tahun berjalan.

b) Pelaksanaan tindak lanjut pada bulan Juni tahun berjalan.

6) Pimpinan Universitas/Institut, menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut unit kerjanya, kemudian melaporkannya kepada Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) dengan tembusan kepala ketua Lembaga Administrasi Negara (LAN), Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi dan Sekretaris Jenderal dalan hal ini Kepala Biro Organisasi.

a) Program Peningkatan Pelaksanaan Pengawasan Melekat (P3 Waskat) pada awal bulan September tahun berjalan.

b) Pelaksanaan tindak lanjut pada bulan Juni tahun berjalan.

7) Pimpinan Kantor Wilayah, menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut berdasarkan masukan dari Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Unit Pelaksana Teknis, dan unit kerja di lingkungannya, kemudian melaporkannya kepada Sekretaris Jenderal dalam hal ini Kepala Biro Organisasi.

a) Program Peningkatan Pelaksanaan Pengawasan Melekat (P3 Waskat) pada awal bulan April tahun berjalan.

b) Pelaksanaan tindak lanjut pada bulan Desember tahun berjalan.

8) Pimpinan Unit Utama menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut berdasarkan masukan dari Unit Kerja Pusat dan Unit Pelaksana Teknis di lingkungannya, kemudian melaporkannya kepada Sekretaris Jenderal dalam hal ini Kepala Biro Organisasi.

9) Sekretaris Jenderal dalam hal ini Kepala Biro Organisasi mengevaluasi program program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut dari Unit Utama, Kantor Wilayah, dan Perguruan Tinggi Negeri, serta menyusun program peningkatan pelaksanaan pengawasan melekat dan pelaksanaan tindak lanjut di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdasarkan hasil evaluasi, kemudian melaporkannya kepada Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN).

C. Tolak Ukur Keberhasilan Pelaksanaan Pengawasan Melekat

Keberhasilan program pengawasan melekat dapat dilihat dari berbagai macam tolak ukur sebagai berikut:

1. Meningkatkan disiplin, prestasi, dan pencapaian sasaran pelaksanaan tugas sebagai berikut:

a. Tingkat kehadiran meningkat.

b. Berkurangnya tunggakan kerja.

c. Rencana yang disusun dapat menggambarkan adanya sasaran yang jelas dan dapat diukur, terlihat kaitan antara rencana dengan program dan anggaran.

d. Tugas dapat selesai sesuai dengan rencana, baik dilihat dari aspek fisik maupun biaya.

e. Tercapainya sasaran tugas.

f. Berkurangnya kerja lembur.

g. Disiplin aparatur meningkat.

2. Berkurangnya penyalahgunaan wewenang antara lain:

a. Berkurangnya tuntutan masyarakat terhadap Pemerintah.

b. Terpenuhinya hak-hak pegawai negeri dan masyarakat sesuai dengan apa yang menjadi haknya, misalnya gaji pegawai negeri yang diterima oleh yang bersangkutan tepat waktu dan jumlahnya.

3. Berkurangnya kebocoran, pemborosan, dan pungutan liar antara lain:

a. Berkurangnya kualitas dan kuantitas kasus-kasus penyimpangan dan penyelewengan.

b. Berkurangnya tingkat kesalahan dalam pelaksanaan tugas.

4. Tercapainya penyelesaian perizinan dan peningkatan pelayanan kepada masyarakat, antara lain:

a. Ketepatan waktu dalam pemberian perizinan dan pelayanan.

b. Berkurangnya tunggakan kerja.

c. Pelayanan makin baik prestasinya, hal ini ditandai oleh berkurangnya pengaduan dan keluhan masyarakat.

5. Tercapainya pengurusan kepegawaian, antara lain:

a. Berkurannya keluhan pegawai dalam kenaikan pangkat, pensiun, dan mutasi kepegawaian lainnya.

b. Berkurannya keterlambatan pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil menjadi Pegawai Negeri Sipil.

c. Berkurangnya keterlambatan pengambilan sumpah Calon Pegawai Negeri Sipil setelah diangkatn menjadi Pegawai Negeri Sipil.

6. Berkurangya temuan-temuan pengawasan fungsional dan pengawasan masyarakat:

a. Berkurangnya temuan pengawasan fungsional.

b. Berkurangnya pengaduan atau keluhan dari masyarakat.

Tidak ada komentar: